20 apr Versoepeling in het houden van algemene vergaderingen en raden van bestuur (Covid-19)

Als gevolg van de Covid-19-pandemie en de daaruit voortvloeiende samenscholingsbeperkingen ondervinden bedrijven en verenigingen moeilijkheden om hun algemene vergaderingen (AV) en raden van bestuur (RvB) fysiek te houden. Om aan de huidige moeilijkheden te verhelpen, heeft de regering op 9 april 2020 een KB op grond van de speciale volmachtenwet uitgevaardigd, dat een aantal tijdelijke versoepelingen bevat.

Algemene vergaderingen kunnen worden gehandhaafd, maar de sociale distantiëring moet worden gerespecteerd. Ze kunnen ook per videoconferentie worden gehouden. Het KB laat de bestuursorganen van vennootschappen en verenigingen toe om de deelnemers te verplichten hun stemrecht uitsluitend uit te oefenen door op afstand te stemmen of door een volmacht te geven vóór de AV. Dit kan zelfs als de statuten van het bedrijf er niet in voorzien.

Algemene vergaderingen kunnen ook tot tien weken na 30 juni worden uitgesteld, in welk geval zij desgevallend ook in aanmerking zullen komen voor een verlenging van de termijn voor goedkeuring van jaarrekening.

Wat de RvB’s betreft, machtigt het KB de bestuurders, niettegenstaande andersluidende statutaire bepalingen, om :

–  tot schriftelijke besluitvorming over te gaan (unanimiteit is wel vereist); en
–  te beraadslagen en beslissen via een elektronisch communicatiemiddel dat een discussie tussen de bestuurders mogelijk maakt.

Het KB is onmiddellijk in werking getreden en heeft een terugwerkende kracht aangezien de maatregels van toepassing zijn van 10 maart tot 3 mei 2020. Deze periode kan door de Koning worden verlengd.

Aarzel niet om contact op te nemen met Mr Didier CHAVAL (didier.chaval@cairnlegal.be) voor meer informatie over dit onderwerp.

Met vriendelijke groeten.
Het Cairn Legal Team