Cairn Legal hecht veel belang aan de privacy van diegenen die ons hun persoonsgegevens verstrekken. Dit privacybeleid (het “Beleid”) beschrijft hoe en waarom we persoonsgegevens verzamelen, opslaan en gebruiken en biedt informatie over de rechten van het individu.

Dit Beleid is van toepassing op de persoonsgegevens die aan ons worden verstrekt, hetzij door een persoon of door organisaties. We kunnen de aan ons verstrekte persoonsgegevens gebruiken voor elk doel zoals uiteengezet in dit Beleid, of zoals anderzijds bekendgemaakt op het moment van de inzameling.

Cairn Legal is eigenaar van en beheert de website www.cairnlegal.be

1. Welke termen worden in dit privacybeleid gebruikt?

In dit Beleid gebruiken we de volgende termen:

• “wij”, “ons” en “onze” (en andere soortgelijke termen) om te verwijzen naar Cairn Legal SCRL (ondernemingsnummer 0825.996.372);
• “persoonlijke gegevens” om te verwijzen naar iedere informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (dat wil zeggen een persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name door verwijzing naar een identificatienummer of naar één of meer factoren); en
• “u” en “uw” (en andere soortgelijke termen) om te verwijzen naar onze klanten, personen die banden hebben met onze klanten, contacten, leveranciers, sollicitanten, personeel en bezoekers van de website www.cairnlegal.be
• andere termen hebben de betekenis die is uiteengezet in de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming (met name de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679).

2. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonlijke gegevens?

Cairn Legal SCRL (BCE / KBO 0825.996.372) is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens. Onze contactgegevens vindt u hieronder. 

3. Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken wij?

Wij verzamelen en verwerken de volgende persoonsgegevens van u:

• Identiteits- en contactgegevens, inclusief uw naam, adres, telefoonnummer, geboortedatum, taal, burgerlijke staat, paspoortnummer, arbeidsverleden, professionele achtergrond en opleiding, belastingstatus, personeelsnummer, job omschrijving en functie, anciënniteit en andere persoonsgegevens over uw voorkeuren die relevant zijn voor onze diensten;
• Financiële en betalingsgegevens, inclusief uw bankrekening en andere gegevens die nodig zijn voor het verwerken van betalingen en fraudepreventie, inclusief credit/debit-kaartnummers, beveiligingscodenummers en andere gerelateerde factureringsinformatie;
• Bedrijfsinformatie, inclusief informatie verstrekt in de loop van de contractuele of klantenrelatie tussen u (of uw organisatie) en ons, of anderszins vrijwillig door u (of uw organisatie) verstrekt;
• Profiel- en gebruiksgegevens, inclusief uw voorkeuren bij het ontvangen van marketinginformatie afkomstig van ons, uw communicatievoorkeuren en informatie over hoe u onze producten, diensten, pagina’s van sociale media en website(s) gebruikt, inclusief de services die u hebt bekeken of gezocht, responstijden van pagina’s, downloadfouten, duur van de bezoeken en informatie over pagina-interactie (zoals scrollen, klikken en mouse-over specificaties);
• Technische gegevens, inclusief informatie verzameld tijdens uw bezoeken aan onze website, het internetprotocol (IP) adres, inloggegevens, browsertype en -versie, apparaattype, tijdzone-instelling, browser plug-in types en versies, besturingssysteem en Platform;
• Fysieke toegangsgegevens, met betrekking tot de details van uw bezoeken aan ons bedrijf;
• Gevoelige persoonlijke gegevens: ter gelegenheid van onze diensten aan cliënteel kunnen we u en/of uw organisatie vertegenwoordigen in juridische aangelegenheden waarbij wij gevoelige persoonsgegevens over u moeten verzamelen en gebruiken (dat wil zeggen informatie over uw raciale of etnische afkomst, politiek opvattingen, religieuze overtuigingen, vakbondsactiviteiten, lichamelijke of geestelijke gezondheid, seksuele leven en seksuele gerichtheid of details in verband met strafbare feiten, of genetische of biometrische gegevens). Wanneer we gevoelige persoonsgegevens verwerken in de loop van deze en andere soortgelijke diensten aan cliënteel, doen we dit om u en/of uw organisatie te helpen juridische claims te stellen, uw rechten uit te oefenen of te verdedigen, of wanneer rechtbanken handelen in hun juridische hoedanigheid of om de rechten en verplichtingen van toepasselijke wetten uit te oefenen.

4. Hoe verzamelen wij uw persoonlijke gegevens?

In de meeste omstandigheden verzamelen wij persoonsgegevens (1) van onze cliënten of van derden die namens onze cliënten handelen of (2) als u zich inschrijft om één ​​van onze evenementen bij te wonen en/of om onze communicatie te ontvangen. In sommige omstandigheden (3) kunnen we persoonsgegevens bij derden verzamelen. De omstandigheden waarin we persoonsgegevens over u kunnen verzamelen, zijn de volgende:

• wanneer u ons om juridisch advies vraagt;
• wanneer u één van onze diensten gebruikt;
• wanneer u ons diensten aanbiedt of biedt;
• wanneer u met ons correspondeert per telefoon, e-mail of andere elektronische middelen, of schriftelijk, of wanneer u andere informatie rechtstreeks aan ons verstrekt, inclusief in gesprek met onze advocaten, personeel, consultants of externe leveranciers;
• wanneer u bladert op onze internetpagina’s, een formulier invult, een vraag stelt of op eendere wijze interageert op onze website of andere online platforms;
• wanneer u onze congressen of andere evenementen bijwoont of zich aanmeldt om informatie van ons te ontvangen, inclusief training;
• door navraag te doen bij uw organisatie of bij andere organisaties waarmee u te maken hebt, zoals voormalige werkgevers en onderwijsinstellingen;
• door navraag te doen bij externe bronnen zoals overheidsinstanties, kredietrapportagentschappen, database- en informatiedienstverleners, van welke aard ook: openbaar toegankelijk of afkomstig van niet-openbare bronnen (zoals het Nationaal register).

Wanneer we persoonsgegevens bij wet moeten verzamelen, of teneinde uw instructies te verwerken of een contract met u dienen uit te voeren, en u die gegevens niet verstrekt wanneer daarom wordt gevraagd, zijn we mogelijk niet in staat om uw instructies uit te voeren, of het contract dat we met u hebben gesloten uit te voeren (of proberen met u te sluiten). In dit geval moeten we onze verbintenissen of het contract dat u bij ons heeft gesloten annuleren (maar in dat geval zullen we u in voorkomend geval op de hoogte stellen).

5. Hoe zullen we uw persoonsgegevens gebruiken en op welke basis?

We zullen uw persoonlijke gegevens gebruiken op een manier die naar onze mening redelijkerwijs nuttig is voor het bereiken van de volgende doeleinden en op grond van de volgende wettelijke basis:

• De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een contract waarbij u partij bent, of om stappen te ondernemen op uw verzoek voorafgaand aan het aangaan van een contract met ons:
  • Offertes en informatie: om uw vragen met betrekking tot onze Diensten te beantwoorden of om u Dienst-gerelateerde informatie (zoals demo’s en prijsopgaven) te verstrekken;
  • Diensten: om onze juridische diensten te verstrekken;
  • Administratie: betalingsregelingen overeenkomen en onze vergoedingen en kosten bij ons innen;
  • Klantregistratie: om u als een cliënt van ons te registreren en om bepaalde achtergrondonderzoeken uit te voeren, als onderdeel van het instapproces om tot onze klantenkring te behoren, om te verifiëren of er potentiële problemen zijn die kunnen betekenen dat we niet met een bepaald persoon kunnen werken (om strafrechtelijke veroordelingen, politiek prominente personen, sancties of andere potentiële reputatiekwesties te identificeren);
  • Sollicitanten: om aanvragen voor tewerkstelling te verwerken;
  • Het beheren van relaties met leveranciers: het ontvangen van diensten van onze leveranciers (inclusief administratie, facturering en betaling). Indien een leverancier ons bijstand verleent bij het leveren van diensten aan onze cliënteel, zullen we persoonsgegevens verwerken om deze relatie te beheren;
• De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen:
  • nalevingscontroles, screening en registratie (bijvoorbeeld anti-witwassen van geld, financiële en kredietcontroles, fraude- en misdaadpreventie en -detectie, handelssancties en embargowetten);
  • het bijhouden van gegevens: we moeten bijvoorbeeld uw persoonlijke gegevens bewaren in een verwijderbestand om er zeker van te zijn dat uw bezwaar tegen direct marketing is geregistreerd;
• Waar u toestemming hebt gegeven voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens:
  • om u juridische updates te sturen, nieuws over evenementen die we organiseren of waaraan we deelnemen, en/of andere informatie over ons en de diensten die wij of anderen bieden en waarvan we denken dat ze interessant voor u kunnen zijn;
  • om informatie over uw voorkeuren te verzamelen, om de kwaliteit van onze communicatie met u te personaliseren en te verbeteren;
• De verwerking is noodzakelijk voor het nastreven van onze zakelijke gerechtvaardigde belangen:
  • om onze relatie met u te administreren en te beheren, inclusief boekhouding, auditing en andere maatregelen of initiatieven die verband houden met de uitvoering van onze zakelijke relatie, inclusief het identificeren van personen die gemachtigd zijn om onze klanten, leveranciers of dienstverleners te vertegenwoordigen;
  • achtergrondcontroles uit te voeren, waar toegestaan ​​en waar de verwerking strikt noodzakelijk is om fraude te voorkomen;
  • om analyses uit te voeren (zoals trends, verkoopdata, marketingeffectiviteit);
  • om onze diensten en communicatie te analyseren en te verbeteren en om de naleving van ons Beleid en onze standaardpraktijken te controleren;
  • om de toegang tot onze gebouwen te beheren, alsook voor veiligheidsdoeleinden;
  • om onze netwerk- en informatiebeveiliging te waarborgen en veiligheidsdreigingen, fraude of andere criminele of kwaadwillende activiteiten te voorkomen of te detecteren;
  • voor verzekeringsdoeleinden;
  • om onze wettelijke rechten uit te oefenen of te verdedigen of om gerechtelijke bevelen na te leven;
  • om met u te communiceren om u op de hoogte te houden van de laatste ontwikkelingen, aankondigingen en andere informatie over onze diensten, evenementen en initiatieven (inclusief exposés, nieuwsbrieven en andere informatie over juridische ontwikkelingen);
  • om informatie over uw voorkeuren te verzamelen en om de kwaliteit van onze communicatie met u te personaliseren en te verbeteren.

6. Wie heeft nog meer toegang tot uw persoonsgegevens?

Soms moeten we uw persoonsgegevens delen met derden. We zullen alleen persoonsgegevens delen waar we wettelijk toestemming voor hebben.

Wanneer u ons als cliënt persoonsgegevens verstrekt, zullen wij ervan uitgaan, tenzij u ons schriftelijk anderszins opdraagt, dat wij uw persoonsgegevens kunnen vrijgeven op een wijze die naar onze mening redelijkerwijze noodzakelijk is om onze diensten te verstrekken (inclusief zoals beschreven in dit Beleid) ), of zoals vereist onder de voorwaarden van de toepasselijke wetgeving.

We delen uw persoonlijke gegevens:

• Met onze zakenpartners, serviceproviders en andere gelieerde derde partijen: om ons in staat te stellen onze diensten aan u te leveren, moeten we mogelijk uw persoonsgegevens delen met onze zakelijke partners (inclusief accountants, auditors, gerechtsdeurwaarders, openbare notarissen, consultants, bemiddelaars, of experts en andere juridische specialisten zoals advocatenkantoren voor het verkrijgen van gespecialiseerd of buitenlands juridisch advies, vertalers, onderwijsevaluatiediensten, koeriers of andere noodzakelijke entiteiten). Onze overeenkomsten met externe dienstverleners omvatten momenteel het verlenen van ondersteunende diensten, waaronder IT, checks m.b.t. witwassen van geld en het controleren van terrorismefinanciering, kredietrisicovermindering en andere controles van fraude- en misdaadpreventie, kredietcontrolebureaus om redenen van kredietcontrole, evenementenbeheer, documentproductie, zakelijk en juridisch onderzoek, secretariaatsdiensten, marketing en bedrijfsontwikkeling en faciliteitenbeheer;
• met rechtbanken, wetshandhavingsinstanties, regelgevende instanties, overheidsfunctionarissen of advocaten of andere partijen wanneer dit redelijkerwijs noodzakelijk is voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van een wettelijke of billijke claims, of met het oog op een vertrouwelijk alternatief geschillenbeslechtingsproces;
• wanneer informatieverschaffing verplicht is door wet- of regelgeving: in bepaalde omstandigheden, kunnen we verplicht zijn om persoonsgegevens te verstrekken onder toepasselijke wet- of regelgeving, inclusief aan wetshandhavingsinstanties of in verband met toekomstige of existente juridische procedures.

7. Internationale overdracht van informatie

Wanneer wij uw persoonsgegevens doorgeven aan andere landen, inclusief in gebieden buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”), zullen we die informatie beschermen zoals beschreven in dit Beleid.

De wettelijke regelingen van sommige landen buiten de EER bieden niet altijd dezelfde standaard voor gegevensbescherming als die binnen de EER, hoewel we ervoor zullen zorgen dat uw persoonsgegevens alleen worden behandeld in overeenstemming met dit Beleid. We geven alleen persoonsgegevens door aan deze landen wanneer dit noodzakelijk is voor de diensten die we u bieden, of als het is noodzakelijk voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van juridische claims of wanneer dit onderworpen aan veiligheidsmaatregelen die de bescherming van uw persoonsgegevens garanderen, zoals de Europese Commissie goedgekeurde standaard contractuele clausules.

Al onze dochterondernemingen en/of gelieerde ondernemingen over de hele wereld zorgen voor een niveau van gegevensbescherming dat op zijn minst even beschermend als dat van toepassing in de Europese Economische Ruimte.

Voor meer informatie, waaronder het verkrijgen van een kopie van de documenten die worden gebruikt om uw informatie te beschermen, kunt u contact met ons opnemen via de onderstaande contactgegevens.

8. Beveiliging van uw persoonlijke gegevens

We hebben passende veiligheidsmaatregelen genomen om te voorkomen dat uw persoonsgegevens per ongeluk verloren gaan, gebruikt of toegankelijk worden op een ongeoorloofde manier, gewijzigd worden of openbaar worden gemaakt. We hebben hieromtrent strikte vertrouwelijkheidsovereenkomsten (inclusief gegevensbeschermingsverplichtingen) gesloten met onze externe dienstverleners.

We hebben ook procedures ingesteld voor het omgaan met vermoede inbreuken op persoonsgegevens en zullen u en elke toepasselijke regelgevende instantie op de hoogte stellen van een inbreuk als dit wettelijk verplicht is.

9. Uw rechten

U beschikt over verschillende rechten met betrekking tot ons gebruik van uw persoonlijke gegevens

• Toegang: het recht op toegang geeft u het recht om een ​​kopie van uw persoonsgegevens te verkrijgen. Het helpt u te begrijpen hoe en waarom we uw gegevens gebruiken en controleren of we het op wettige wijze doen. Let wel dat er uitzonderingen zijn op dit recht, met als gevolg dat toegang bijvoorbeeld kan worden geweigerd indien het beschikbaar maken van de informatie persoonsgegevens die betrekking hebben op een derde persoon zouden onthullen, of indien we wettelijk zouden worden belet dergelijke informatie openbaar te maken;
• Rectificatie: u hebt het recht om onjuiste persoonsgegevens te corrigeren en onvolledige persoonsgegevens te laten aanvullen. We raden u aan contact met ons op te nemen via de onderstaande contactgegevens om ons te laten weten of uw persoonsgegevens niet kloppen of zijn gewijzigd, zodat we uw persoonsgegevens up-to-date kunnen houden. Wij zijn niet verantwoordelijk voor eventuele verliezen/schade als gevolg van onjuiste, niet-authentieke, gebrekkig of onvolledige persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt;
• Wissen: u hebt het recht om uw persoonsgegevens te zien wissen. Dit recht is niet absoluut en geldt alleen in bepaalde omstandigheden (bijvoorbeeld als uw persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, of als uw persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt);
• Beperking: u hebt het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens in bepaalde omstandigheden te beperken. Dit betekent dat u de manier kunt beperken waarop wij uw persoonsgegevens gebruiken wanneer u een bijzondere reden hebt om een dergelijke beperking te vereisen. Dit kan zijn omdat u problemen ondervindt met de inhoud van de informatie die we hebben of hoe we uw gegevens hebben verwerkt;
• Draagbaarheid: u hebt het recht om te verzoeken dat sommige van uw persoonsgegevens aan u worden verstrekt of aan een andere gegevensbeheerder in een algemeen gebruikt, machinaal leesbaar formaat. Dit recht op gegevensoverdracht is alleen van toepassing wanneer de wettelijke basis voor het verwerken van deze informatie uw toestemming was, of voor de uitvoering van een contract en dat we de verwerking op geautomatiseerde wijze uitvoeren (d.w.z. exclusief papieren bestanden);
• Bezwaar: u hebt het absolute recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens als dit voor direct marketingdoeleinden is. In andere specifieke omstandigheden heeft u ook het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens en om ons te vragen uw persoonsgegevens te blokkeren, te wissen of te beperken;
• Geautomatiseerde individuele besluitvorming: u heeft het recht om niet te worden onderworpen aan een beslissing die uitsluitend gebaseerd is op geautomatiseerde verwerking, inclusief profilering, wanneer dit rechtsgevolgen teweegbrengt die op u betrekking hebben, of die u gelijkswijze aanmerkelijk treffen. Dit recht is niet absoluut en geldt alleen in bepaalde omstandigheden. U wordt specifiek op de hoogte gebracht als we een dergelijke geautomatiseerde individuele beslissing nemen;
• Klachten: Wij doen er alles aan om met u samen te werken om een ​​eerlijke oplossing te vinden voor klachten of zorgen over privacy. Als u echter van mening bent dat we niet hebben kunnen helpen met uw klacht of bezorgdheid, hebt u steeds het recht om een ​​klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit in de lidstaat waar u gewoonlijk verblijft, van uw werkplek of voor een vermeende schending van de gegevensbeschermingswetgeving (voor België zie www.dataprotectionauthority.be en voor andere landen klik hier. U hebt ook het recht om via de gerechtelijke instanties een remedie te zoeken.

U kunt op elk moment een van de bovenstaande rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via de onderstaande contactgegevens. Als we twijfels hebben over uw identiteit, kunnen we u vragen om een ​​bewijs van uw identiteit, d.w.z. een kopie van uw identiteitskaart of paspoort, of ieder ander geldig legitimatiebewijs.

10. Intrekking van toestemming

Wanneer uw persoonsgegevens enkel op basis van uw toestemming werden verwerkt, kunt u uw toestemming op elk moment intrekken (dit kan van toepassing zijn op de verwerking van speciale categorieën van persoonsgegevens wanneer u ons hebt opgedragen om namens u op te treden. Dit omvat onder meer: raciale/etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of filosofische overtuigingen en vakbondslidmaatschap). Zodra wij uw kennisgeving ontvangen dat u uw toestemming hebt ingetrokken, zullen wij uw informatie niet langer verwerken voor de doeleinden waarvoor u oorspronkelijk toestemming had gegeven, tenzij er een andere wettelijke grond voor de verwerking bestaat.

Als u geen marketingcommunicatie van ons meer wenst te ontvangen, gebruik dan de afmeldoptie (die in al onze marketing e-mails staat), of neem contact met ons op via de onderstaande contactgegevens. Het intrekken van de toestemming om marketingcommunicatie te ontvangen, heeft geen invloed op de verwerking van persoonsgegevens voor het verlenen van onze juridische diensten.

11. Hoe lang bewaren we uw persoonlijke gegevens?

We bewaren uw persoonsgegevens enkel zolang als nodig is om de doeleinden te bereiken waarvoor we deze hebben verzameld, inclusief met het oog op het voldoen aan wettelijke, boekhoudkundige of rapportagevereisten en, waar nodig om te verdedigen tegen wettelijke claims, tot het einde van de relevante bewaartermijn of totdat de desbetreffende claims zijn afgewikkeld.

Onze algemene bewaarperiode, voor de persoonsgegevens waarvan de verwerking noodzakelijk is voor het uitvoeren van een contract, is 10 jaar vanaf het einde van het contract of na het sluiten van het dossier. In sommige gevallen zijn er wettelijke en regelgevende uitzonderingen die kunnen vereisen dat persoonsgegevens voor langere of kortere perioden worden bewaard. Als u meer informatie wenst, neem dan contact met ons op via de onderstaande contactgegevens.

Na het verstrijken van de toepasselijke bewaarperiode zullen we uw persoonsgegevens veilig vernietigen, in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving.