23 mrt Algemene vergaderingen op afstand voor ondernemingen en verenigingen
Tijdens de eerste golf van COVID-19 stond het koninklijk besluit nr. 4 aan de vennootschappen tijdelijk toe hun algemene vergadering uit te stellen of langs elektronische weg te houden. Wij hebben dit besproken in onze nieuwsbrief van 20 april 2020. Voortaan wijzigt de laatste “COVID-19”-wet van 20 december 2020 het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (“WVV”), om het principe van vergaderen op afstand definitief vast te leggen. Zij breidt deze mogelijkheid ook uit tot vzw’s en ivzw’s.
Tot nu toe bood het WVV de mogelijkheid om deel te nemen aan de algemene vergadering op afstand enkel aan de aandeelhouders van een BV, NV en CV. Bovendien moest in de statuten een dergelijke mogelijkheid worden voorzien om te kunnen worden toegepast. Voortaan zullen vennootschappen en verenigingen de mogelijkheid hebben algemene vergaderingen op afstand te organiseren, zelfs zonder statutaire toestemming.
Het is van nu af aan het bestuursorgaan om formeel de beslissing te nemen om de algemene vergadering op afstand te houden. Daartoe moet zij de aandeelhouders of leden de mogelijkheid bieden om aan de algemene vergadering op afstand deel te nemen via een door de vennootschap of vereniging beschikbaar gesteld elektronisch communicatiemiddel. De vennootschap of de vereniging moet in staat zijn de status en de identiteit van de deelnemers via het elektronische communicatiemiddel te verifiëren. De deelnemers moeten rechtstreeks, gelijktijdig en ononderbroken kennis kunnen nemen van de besprekingen gedurende de vergadering en hun stemrecht kunnen uitoefenen met betrekking tot alle aangelegenheden waarover de vergadering moet beslissen.
Er zij op gewezen dat de leden van het bureau van de algemene vergadering niet langs elektronische weg aan de algemene vergadering kunnen deelnemen. De leden van het bureau zijn de personen die de notulen van de algemene vergadering ondertekenen en die namens de vennootschap of vereniging de verantwoordelijkheid op zich nemen voor de geldige beraadslaging.
Deze wijzigingen van het WVV zijn op 24 december 2020 in werking getreden.
Voor verdere informatie over dit onderwerp kunt u contact opnemen met Mr. Guillaume RUE (guillaume.rue@cairnlegal.be).
Met vriendelijke groeten.
Het Cairn Legal Team