04 Dez Schließung der E-Mailadresse eines ehemaligen Mitarbeiters

Am 29. September 2020 verurteilte die Streitkammer der Datenschutzbehörde (DSB) ein Unternehmen, welches die E-Mailadressen von ehemaligen Mitarbeitern nicht geschlossen hatte, zu einer Geldstrafe in Höhe von 15.000 Euro, sowie zur Einführung neuer Richtlinien, die sich mit dem Problem der E-Mail-Schließung befasst.

Auslöser dieses Urteils war eine Beschwerde eines ehemaligen Geschäftsführers, der das Unternehmen darum gebeten hatte, seine E-Mail-Adressen, sowie die seiner Familienmitglieder, zu schließen. Nachdem das Unternehmen dem nicht gefolgt war, reichte dieser beim DSB Beschwerde ein.

Im Rahmen der Untersuchung stellte die Behörde fest:

1)  Dass die E-Mail-Adressen noch 2,5 Jahren nach Ausscheiden des ehemaligen Mitarbeiters aktiv waren.
2)  Dass diejenigen die mit diesen E-Mailadressen korrespondierten nicht darüber informiert wurden, dass die Absender nicht mit den ursprünglichen Benutzern der Adresse übereinstimmten, was dementsprechend zur Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten führen konnte.

Die DSB ist der Ansicht, dass das Unternehmen gegen die Grundsätze des Zwecks, der Rechtmäßigkeit, der minimalen Datenverarbeitung und der begrenzten Vorratsspeicherung verstoßen habe und stellte ebenfalls fest, dass, auf Grund der Funktionen der betroffenen Personen und des nicht vorhandenen Transfers laufender Akten, die Aufbewahrung von E-Mailadressen nicht durch die Angst eines Verlustes wichtiger Geschäftsnachrichten gerechtfertigt werden konnte.

Dieser Rechtsstreit gibt die Richtlinien vor, die jeder Arbeitgeber im Falle des Ausscheidens eines Mitarbeiters beachten sollte, unter anderem:

–  Die Notwendigkeit einer internen Charta bezüglich des Einsatzes von IT-Tools zur Regelung von Rücktritten, Entlassungen oder jeder anderen Form von einem Tätigkeitsabbruch und deren Folgen.
–  Die Verpflichtung des Verantwortlichen der Datenverarbeitung, das elektronische Postfach spätestens am tatsächlichen Tag des Ausscheidens des Betroffenen zu sperren.
–  Die Verpflichtung des Verantwortlichen der Datenverarbeitung, den Inhaber des elektronischen Postfaches vor der Schließung der Adresse zu benachrichtigen und nachfolgende Korrespondenten durch eine automatische Nachricht, für einen angemessenen Zeitraum, an die neue Kontaktperson zu verweisen (je nach den Umständen zwischen 1 und 3 Monaten).

Gemäß dem Verantwortungsprinzip obliegt es dem Arbeitgeber, die ordnungsgemäße Einhaltung dieser Maßnahmen nachweisen zu können.
Für weitere Informationen zu diesem Thema wenden Sie sich bitte an RA Guillaume RUE (guillaume.rue@cairnlegal.be).

Mit freundlichen Grüßen,
Ihr Cairn Legal Team