Cairn Legal accorde de l’importance à la vie privée de ceux qui lui transmettent des données personnelles.  La présente politique de la vie privée (la « politique de la vie privée”) décrit comment et pourquoi nous collectons, stockons et utilisons les données personnelles. Elle dispense également les informations utiles quant aux droits des individus.

Cette Politique de la vie privée s’applique aux données personnelles qui nous sont fournies tant par des individus que par des organisations. Les données personnelles qui nous sont fournies peuvent être utilisées aux fins que nous décrivons dans la présente Politique de la vie privée ou à d’autres fins autrement divulguées au moment de la collecte.

Cairn Legal possède et exploite le site www.www.cairnlegal.be

1. Les termes utilisés dans la présente Politique de la vie privée

Dans le présent document, nous utilisons les termes suivants :

les termes “nous”, “notre”, et “nos” (ou tout terme assimilé) renvoient à la SCRL Cairn Legal (inscrite à la BCE sous le numéro 0825.996.372);

le terme “données personnelles” fait référence à toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable (c’est-à-dire une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, en particulier grâce à un numéro d’identification ou grâce à un ou plusieurs facteurs) ;

les termes “vous” et “votre” (ou tout terme assimilé) désignent nos clients, les personnes associées à nos clients, les contacts, fournisseurs, demandeurs d’emploi, collaborateurs et visiteurs du website www.www.cairnlegal.be;les autres termes s’entendent conformément aux lois applicables en matière de protection des données (en particulier le règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679).

2. Qui est le responsable du traitement de vos données personnelles ?

La SCRL Cairn Legal (BCE/KBO 0825.996.372) est le responsable du traitement de vos données personnelles. A cet égard, vous trouverez nos coordonnées à la fin du présent document.

3. Quelles données collectons-nous et traitons-nous ?

Voici une liste des données personnelles que nous recueillons et traitons

Identité et coordonnées, à savoir vos nom, adresse, numéro de téléphone, date de naissance, langue, statut matrimonial, numéro de passeport, parcours professionnel antérieur, formation ou expérience professionnelle, statut fiscal, numéro d’employé, titre et fonction, ancienneté et toute autre donnée personnelle relative à vos préférences pertinentes pour nos services;

Données financières et de paiement, soit votre numéro de compte bancaire et toute autre donnée nécessaire au traitement des paiements et à la prévention de la fraude, les numéros de cartes de crédit/débit, le cryptogramme visuel mais aussi toutes les informations de facturation utiles;

Informations commerciales, en ce compris les informations fournies dans le cadre de la relation contractuelle qui vous lie (ou votre organisation) à nous, ou encore les informations que vous ou votre organisation nous avez fournies volontairement;

Profil et données d’utilisation, en ce inclus vos préférences pour recevoir nos informations marketing, vos préférences et les informations relatives à l’utilisation de nos produits et services, de nos pages sur les réseaux sociaux et sites Web, mais également les services que vous avez consultés ou pour lesquels vous avez effectué une recherche, le temps de chargement des pages, les erreurs de téléchargement, la durée de vos visites sur le site et toutes les analyses relatives à votre comportement sur les pages de notre site (et par exemple, le défilement, les clics et les survols) ;

Données techniques, comprenant les informations collectées à l’occasion de vos visites sur notre site Web, l’adresse IP, les données de connexion, le type/la version du navigateur, le type d’appareil, le fuseau horaire, le type/la version de plug-in, le système d’exploitation et la plate-forme utilisés ;

Données d’accès physique, relatives aux informations collectées lors de vos visites en nos locaux;

Données personnelles sensibles: les services que nous vous offrons peuvent nous mener à vous représenter (vous ou votre organisation) dans le cadre de litiges juridiques. Cela peut nous imposer de recueillir et d’utiliser des données personnelles sensibles vous concernant (et entre autres, des informations concernant votre origine raciale ou ethnique, vos opinions politiques, vos convictions religieuses, vos activités syndicales, votre santé physique ou mentale, votre vie/orientation sexuelle, les détails relatifs à des infractions pénales, ou encore des données génétiques ou biométriques). Lorsque nous traitons des données personnelles sensibles pour les besoins de notre profession, nous le faisons dans l’unique but de défendre vos intérêts ou ceux de votre organisation pour introduire des réclamations légales et des actions en justice.

Si vous nous fournissez des informations concernant un tiers (un membre de votre famille, un employeur, des employés, des parties adverses, des conseillers, des fournisseurs …), vous devez vous assurer que ce tiers est informé de l’utilisation qui sera faite de ces données et qu’il vous a autorisés à nous les divulguer pour les utiliser (cette autorisation vaut également pour nos fournisseurs de services externalisés). Si nous avons besoin de données personnelles concernant des personnes liées à des clients pour fournir certains services juridiques, nous demandons à nos clients de porter le présent document à leur connaissance.

4. Comment collectons-nous vos données personnelles ?

Dans la plupart des cas, nous récoltons les données personnelles (1) auprès de nos clients ou de tiers agissant au nom de nos clients ou (2) auprès des personnes qui manifestent le souhait d’assister à l’un de nos événements et/ou de recevoir nos communications. Nous pouvons également être amenés à collecter vos données personnelles (3) auprès de tiers.

Les circonstances dans lesquelles nous pouvons collecter des données personnelles vous concernant sont les suivantes :

• lorsque vous sollicitez un avis juridique de notre part;
• lorsque vous utilisez nos services ;
• lorsque vous nous faites une offre de services ou lorsque vous nous fournissez des services;
• lorsque vous entrez en communication avec nous par téléphone, par écrit, par courriel ou via d’autres moyens électroniques, ou encore lorsque vous nous fournissez d’autres renseignements directement, notamment dans le cadre d’une conversation avec nos avocats, employés, consultants ou fournisseurs externes;
• lorsque vous naviguez, remplissez un formulaire, faites une demande ou interagissez sur notre site Web ou autres plateformes en ligne;
• lorsque vous participez à nos séminaires, formations ou à d’autres événements, ou lorsque vous vous inscrivez pour recevoir des informations de notre part ;
• lorsque nous faisons des demandes de renseignements auprès de votre organisation ou d’autres organisations avec lesquelles vous avez des liens, un ancien employeur ou un établissement d’enseignement par exemple;
• en interrogeant des sources tierces telles que les agences gouvernementales, les agences d’évaluation du crédit, les fournisseurs de bases de données et de services d’information, que ce soit dans le cadre de dossiers accessibles au public ou de documents non publics (dont, par exemple, le Registre national).

La mission que vous nous avez confiée pourrait être compromise si vous refusez de fournir les données personnelles que nous devons recueillir soit en vertu de la loi, soit pour traiter vos instructions, soit encore pour exécuter un contrat qui nous lie à vous. Dans ce cas, nous pourrions être amenés à annuler l’engagement ou le contrat qui nous lie, ce dont nous vous informerions directement.

5. Comment, et sur quelle base, utilisons-nous vos données personnelles ?

Nous nous efforçons de traiter vos données personnelles de la manière la plus adéquate possible, en limitant leur utilisation à ce que nous jugeons raisonnablement nécessaire, aux fins et sur les bases légales suivantes :

Le traitement est nécessaire pour l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie ou pour prendre des mesures à votre demande avant de conclure un contrat avec nous:

Devis et informations : pour répondre à vos questions ou pour vous fournir des informations relatives à nos services (comme, par exemple, des démonstrations ou des devis);

Services: pour fournir des services juridiques et des services associés (comme les traductions par exemple) ;

Administration: pour convenir de plans de paiement et pour obtenir paiement des honoraires qui nous sont dus ;

Engagement du client: pour vous enregistrer en tant que client dans notre base de données, effectuer les recherches nécessaires pour confirmer que rien ne s’oppose à ce que nous défendions vos intérêts (et, entre autres, identification des condamnations pénales, identification des personnes exposées politiquement, sanctions ou autres éventuels problèmes de réputation) ;

Demandeurs d’emploi: pour traiter les demandes d’emploi;

Gestion des fournisseurs: pour gérer la relation avec nos fournisseurs (et permettre l’interaction au niveau administration, facturation et paiements). Si un fournisseur nous aide à fournir des services à nos clients, nous traitons les données personnelles nécessaires à la gestion de cette relation.

Nos obligations légales imposent le traitement des données dans les cas suivants:

vérifications de conformité, dépistage et enregistrement (par exemple : blanchiment d’argent, contrôles financiers et de crédit, prévention et détection de la fraude et du crime, lois sur les sanctions commerciales et embargo).

tenue de fichiers : il nous est imposé, par exemple, de tenir un fichier regroupant les données personnelles des personnes qui ont refusé nos communications de marketing direct.

Conformité avec les exigences comptables, fiscales et de sécurité sociale.

En cas d’accord de votre part concernant le traitement de vos données personnelles:

pour vous envoyer des mises à jour juridiques, pour vous aviser des événements que nous organisons ou auxquels nous participons, et/ou pour vous communiquer des informations sur nos services ou sur les services de tiers qui, d’après nous, seraient susceptibles de vous intéresser ;

pour collecter des informations qui nous permettront d’améliorer la qualité de nos communications en les personnalisant en fonction de vos propres attentes.

Le traitement est nécessaire à la poursuite de nos intérêts légitimes :

pour administrer notre relation avec vous, et entre autres, la comptabilité, l’audit, la mise en place de mesures liées à la bonne exécution de notre relation commerciale (à savoir, entre autres, l’identification des personnes autorisées à représenter nos clients, fournisseurs ou fournisseurs de services) ;

pour procéder à la vérification des antécédents, exclusivement lorsque cette vérification est nécessaire pour prévenir une fraude ;

pour effectuer des sondages (tels les tendances, les renseignements commerciaux, l’efficacité du marketing) ;

pour analyser et améliorer nos services et communications et pour surveiller la conformité à nos politiques et normes ;

pour gérer l’accès à nos locaux et à des fins de sécurité;

pour assurer la sécurité de notre réseau et système d’information et pour prévenir ou détecter les menaces pour la sécurité, de même que les fraudes ou autres activités criminelles ou malveillantes ;

à des fins d’assurance ;

pour exercer ou défendre nos droits légaux ou pour se conformer à des ordonnances judiciaires ;

pour vous communiquer les derniers développements, annonces et autres informations relatifs à nos services, événements et initiatives (en ce compris notre bulletin d’information ou tout type d’information concernant les nouveautés juridiques) ;

pour collecter des informations qui nous permettront d’améliorer la qualité de nos communications en les personnalisant en fonction de vos propres attentes.

6. Hormis nous, qui peut avoir accès à vos données personnelles ?

Dans certaines circonstances, nous pouvons être amenés à partager vos données personnelles avec des tiers. Nous ne procéderons à ce partage que si nous sommes légalement autorisés à le faire.

Lorsque, en tant que client, vous nous fournissez des données personnelles, nous partons du principe que, sauf demande écrite contraire de votre part, nous pouvons les divulguer lorsque nous jugeons que c’est raisonnablement nécessaire pour l’accomplissement de notre mission (comme mentionné dans la présente Politique de la vie privée) ou lorsque la loi applicable en la matière le requiert.

Nous partageons vos données personnelles :

Avec nos partenaires commerciaux, fournisseurs de services et autres tiers liés : pour vous faire bénéficier de nos services, il se peut que nous devions partager vos données personnelles avec nos partenaires commerciaux (parmi lesquels, des comptables, auditeurs, huissiers de justice, notaires, consultants, médiateurs, experts, autres spécialistes juridiques – tels que des cabinets d’avocats spécialisés ou étrangers -, traducteurs, coursiers ou autres acteurs utiles). Nous faisons couramment appel à des fournisseurs de services externes dans les domaines suivants : informatique, prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme, gestion et analyse du risque de crédit et autres vérifications concernant la fraude et la criminalité, gestion d’événements, production de documents, recherches commerciales et juridiques, services de secrétariat, marketing, développement commercial et gestion des installations ;

Avec les cours, les tribunaux et les autorités chargées d’appliquer la loi, les autorités de réglementation, les autorités gouvernementales, ou encore les avocats de parties tierces, lorsque ce partage est indispensable pour établir, exercer ou soutenir une action judiciaire, ou pour les besoins d’une méthode alternative de résolution des conflits ;

Lorsque ce partage est imposé par la loi ou la réglementation : veuillez noter que, dans certaines circonstances, la loi ou la réglementation en vigueur peuvent nous imposer de divulguer des données personnelles, notamment aux autorités chargées d’appliquer la loi ou dans le cadre de procédures judiciaires pendantes ou futures.

7. Transferts internationaux d’informations

Lorsque que nous transférons vos données personnelles vers des pays étrangers, y-compris en dehors du territoire de l’Espace Economique Européen (“EEE”), nous les protégeons selon les termes de la présente Politique de la vie privée.

Bien que le régime légal de certains pays situés hors de l’Espace Economique Européen offre un niveau de protection des données moindre que ceux appliqués dans l’EEE, nous nous efforçons de tout mettre en œuvre pour que vos données personnelles soient traitées dans le respect de la présente Politique de la vie privée. Nous ne transférons des données personnelles vers ces pays que lorsque c’est impératif pour assurer la mission que vous nous avez confiée, ou lorsque c’est absolument nécessaire pour établir, exercer ou soutenir une action judiciaire, tout en faisant le maximum pour assurer une protection de vos données personnes, dans le respect des clauses contractuelles standard approuvées par la Commission Européenne.

Toutes nos filiales et/ou sociétés liées à travers le monde assurent un niveau de protection des données au moins équivalent à celui imposé dans l’Espace Economique Européen.

Si vous souhaitez plus d’informations, parmi lesquels une copie des documents utilisés pour assurer la protection de vos données personnelles, n’hésitez pas à nous contacter en utilisant les coordonnées reprises ci-dessous.

8. Sécurité de vos données personnelles

Nous avons mis en œuvre des mesures de sécurité appropriées pour éviter la perte, l’utilisation/la consultation non autorisées, la modification ou la divulgation de vos données personnelles. Nous avons mis en place des accords de confidentialité stricts (incluant nos obligations en matière de protection des données) avec nos fournisseurs externes de services.

Nous avons également élaboré des procédures permettant de traiter toute violation des données personnelles et nous vous en aviserons, ainsi que les autorités compétentes, lorsque nous sommes légalement requis de le faire.

9. Vos droits

Vous disposez des droits suivants dans le cadre de l’utilisation que nous faisons de vos données personnelles:

Droit d’accès: Le droit d’accès vous permet d’obtenir une copie de vos données personnelles. Vous pouvez ainsi comprendre comment et pourquoi nous les utilisons, et vérifier que nous le faisons dans le respect du cadre légal. Il existe cependant certaines exceptions à ce droit, qui nous permettent de vous refuser l’accès aux données fournies. C’est notamment le cas si vous nous avez fourni des données personnelles relative à un tiers, ou si une interdiction légale nous interdit de divulguer ces informations.

Droit de rectification: Si certaines de vos données personnelles sont erronées, vous avez le droit d’en demander la rectification. Il vous est également possible de compléter les données lacunaires. Vous êtes invités à nous contacter en utilisant les coordonnées reprises ci-dessous, afin que nous puissions actualiser vos données personnelles si elles sont incorrectes ou si elles ont été modifiées. Nous n’endosserons aucune responsabilité en cas de perte si vous nous avez communiqué des données personnelles inexactes, fausses, tronquées ou incomplètes.

Droit à l’effacement: Vous pouvez exiger l’effacement de vos données personnelles. Ce droit n’est pas absolu (par exemple, des obligations légales peuvent nous imposer de conserver vos données) et ne s’applique que dans certaines circonstances (par exemple, dans le cas où l’action pour laquelle nous avons collecté vos données personnelles est éteinte, rendant dès lors inutile la conservation de ces données, ou dans le cas où vos données personnelles ont été récoltées illégalement).

Droit de restriction: Dans certaines circonstances, vous avez le droit de restreindre le traitement de vos données personnelles. Si cela signifie que vous avez une raison particulière, justifiant la restriction, vous pouvez limiter l’utilisation que nous faisons desdites données. Cela peut être le cas si vous avez des inquiétudes quant aux informations que nous détenons ou sur la manière dont les traitons.

Droit à la portabilité: Ce droit vous permet de nous demander la communication de vos données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Il vous offre aussi la possibilité de nous demander le transfert de ces données vers un autre responsable du traitement. Ce droit à la portabilité ne s’applique que si la base légale utilisée pour le traitement de vos données personnelles est le consentement ou pour les besoins d’un contrat, et lorsque nous effectuons le traitement par des moyens automatisés (sont exclus, par exemple, les documents papier).

Droit d’opposition: Vous disposez d’un droit absolu d’opposition au traitement de vos données personnelles dans le cadre de campagnes de marketing direct. Dans d’autres circonstances particulières, vous avec également le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles en nous demandant d’en bloquer, effacer et restreindre l’accès.

Prise de décision individuelle automatisée: Vous avez le droit de ne pas faire l’objet d’une décision, qui peut comprendre évaluation de certains aspects personnels vous concernant, qui serait prise sur le seul fondement d’un traitement automatisé et qui produirait des effets juridiques vous concernant ou qui, de façon similaire, vous affecterait de manière significative. Ce droit n’est pas absolu et ne s’applique que dans certaines circonstances. Vous serez personnellement informés si nous mettons en œuvre une décision individuelle automatisée.

Plaintes: En cas de différend concernant votre vie privée, nous nous engageons à tout mettre en œuvre pour trouver une solution amiable avec vous. Si, toutefois, vous estimez que nous n’avons pu y parvenir, vous pouvez introduire une plainte auprès de l’autorité de contrôle compétente soit dans votre pays de résidence habituel, soit dans le pays où vous exercez votre profession, soit dans le pays où vous soupçonnez qu’une violation des lois sur la protection des données a été commise (pour la Belgique, voyez https://www.autoriteprotectiondonnees.be  et pour les autres pays, cliquez ici. Vous avez également le droit d’introduire une action devant les tribunaux.

Vous pouvez, à tout moment, faire valoir un des droits énumérés ci-dessus, en nous contactant via les coordonnées reprises en fin de document. En cas de doute, nous pourrions être amenés à demander une copie de votre carte d’identité, de votre passeport ou de tout autre document valide pouvant confirmer votre identité.

10. Retrait de consentement

Vous pouvez, à tout moment, retirer le consentement que vous nous avez accordé pour le traitement des données personnelles (et notamment en ce qui concerne certaines catégories spéciales de données personnelles telles les données relatives à la race/l’ethnie, l’origine, les opinions politiques, les convictions religieuse ou philosophiques et l’appartenance à un syndicat). Dès notification du retrait de votre consentement, nous mettrons un terme au traitement des données pour les finalités pour lesquelles vous nous avez donné votre consentement, sauf si une autre base légale justifie la poursuite de ce traitement.

Si vous ne souhaitez plus recevoir de communications marketing de notre part, nous vous invitons soit à vous désabonner via l’option de désabonnement qui figure dans tous nos courriels marketing, soit à nous contacter via les coordonnées reprises ci-dessous. Veuillez toutefois noter que le retrait de votre consentement dans le cadre des communications marketing n’affecte aucunement le traitement des données personnelles nécessaires pour la fourniture de nos services.

11. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Nous limitons la conservation de vos données personnelles à la période nécessaire pour accomplir les finalités pour lesquelles nous avons collecté les données, y-compris pour satisfaire aux exigences légales, comptables ou de reporting et, le cas échéant, pour assurer la défense de nos intérêts dans le cadre d’actions judiciaires, jusqu’à extinction desdites procédures ou jusqu’à extinction de la période d’archivage légale.

La durée habituelle de conservation applicable pour les données personnelles dont le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat s’élève à 10 ans, à compter de la fin dudit contrat ou de la clôture du dossier.

Certaines exceptions légales et réglementaires imposent la conservation des données personnelles pendant des périodes plus ou moins longues. Pour plus d’informations, n’hésitez pas à nous contacter en utilisant les coordonnées fournies en fin de document.

À l’issue de la période de conservation applicable, nous détruirons vos données personnelles, en toute sécurité et conformément aux lois et règlements en vigueur.