04 Déc Fermeture de la messagerie électronique d’un travailleur ayant quitté l’entreprise

Le 29 septembre 2020, la Chambre contentieuse de l’Autorité de Protection des Données (APD) a condamné une entreprise, qui n’avait pas fermé les adresses e-mails de travailleurs ayant cessé leurs fonctions, à payer une amende de 15.000€ et à adopter une politique réglant la question de la clôture des messageries électroniques.

Cette décision est intervenue suite à une plainte d’un administrateur délégué, révoqué de son poste, qui avait sollicité la clôture de ses adresses électroniques ainsi que celles de membres de sa famille n’exerçant plus de fonction au sein de l’entreprise. Faute de suivi de cette dernière, il a déposé plainte auprès de l’APD.

Dans le cadre de l’enquête menée par l’Autorité, il a été établi que :

1. Les adresses électroniques étaient toujours actives 2,5 ans après le départ des personnes concernées.
2. Les destinataires des e-mails envoyés au moyen de ces adresses n’avaient pas été avisés que les expéditeurs n’étaient plus les utilisateurs d’origine ce qui pouvait entraîner la collecte et l’utilisation de données à caractère personnel.

Par sa décision, l’APD a considéré que l’entreprise avait violé les principes de finalité, de licéité, de traitement minimal des données et de limitation de conservation. Elle a par ailleurs estimé que la conservation des adresses électroniques ne pouvait être justifiée par la crainte d’une perte de messages professionnels importants compte tenu des fonctions des personnes visées et de l’absence de transfert de dossiers en cours.

Ce litige met en évidence des lignes directrices pour tout employeur confronté au départ d’un collaborateur et notamment :

–   La nécessité de mettre en place une charte interne relative à l’utilisation des outils informatiques pour régler l’hypothèse de la démission, du licenciement ou toute autre forme de cessation d’activité et ses conséquences.

– L’obligation du responsable du traitement de bloquer la messagerie électronique de tout titulaire ayant cessé ses fonctions, au plus tard le jour de son départ effectif.

–   L’obligation du responsable du traitement d’aviser, avant de procéder audit blocage, le titulaire de la messagerie électronique et de veiller à insérer un message automatique pour en avertir tout correspondant ultérieur et lui communiquer les coordonnées de la personne à contacter, le tout pendant une période de temps raisonnable (entre 1 et 3 mois selon les circonstances).

Compte tenu du principe de responsabilité, il appartient à l’employeur de pouvoir démontrer que ces mesures ont été correctement respectées.

Pour plus d’informations sur le sujet, n’hésitez pas à contacter Me Guillaume RUE (guillaume.rue@cairnlegal.be).

Avec nos salutations distinguées.
L’équipe Cairn Legal