Datenschutz-Grundverordnung und Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten.

Die neue Europäische Datenschutz-Grundverordnung (abgekürzt EU-DSGVO, GDPR auf Englisch,  oder RGPD auf Französisch) wird am 25. Mai 2018 in Kraft treten. Diese Verordnung schafft zahlreiche Änderungen und ist als Verordnung auch direkt im Belgischen Recht anwendbar.  Unternehmen müssen sich wichtigen Verpflichtungen in Sachen Transparenz und größerem persönlichen Datenschutz unterwerfen. Es ist Zeit, den Anpassungsprozess anzugehen, da dieser bis Mai 2018 umgesetzt sein muss.

Eine der neuen Verpflichtungen der Europäischen Verordnung besteht in der Führung eines Verzeichnisses aller Verarbeitungstätigkeiten. Gegenwärtig müssen Unternehmen, die personenbezogene Daten bearbeiten, fast ausnahmslos eine Voranmeldung bei der Datenschutzkommission vornehmen. Ab dem 25. Mai 2018 wird diese Anmeldungspflicht zwar aufgehoben, aber die Unternehmen müssen ein entsprechendes Verzeichnis führen, das im Falle einer Kontrolle auf erste Anfrage der Datenschutzkommission vorgelegt werden muss.

Diese Verpflichtung trifft nicht nur den Verantwortlichen des verarbeitenden Unternehmens sondern auch dessen Subunternehmer bzw. diesbezüglichen Lieferanten. Das ist neu. Der Anwendungsbereich des Datenschutzes ist also erheblich erweitert worden und viele neue Unternehmen sind nunmehr auch betroffen. Im Resultat sind eigentlich fast alle Unternehmen berührt, da sie personenbezogene Daten verarbeiten, und sei es nur im Personalmanagement.

In der Praxis sind die Informationen über Datenverarbeitung, die in das Verzeichnis einbezogen müssen, folgende: Aus welche Gründen wurden die Daten verarbeiten? Welche Personengruppen sind von den verarbeiteten Daten betroffen? Wer sind die Empfänger der Daten? Wie lang darf ein Unternehmen verarbeitete Daten vorhalten? Wie werden die Daten geschützt? Wo sind sie speichert / wohin werden sie versandt.

Am 14. Juni 2017 hat die belgische Datenschutzkommission zu verschiedenen Punkten der DSGVO eine Empfehlung (FR / NL ) ausgesprochen. Die (Nicht)Führung eines Verzeichnisses ist durch Geldbußen geahndet. Diese Geldbußen sind nicht unerheblich, in bestimmten Fällen bis zu 10.000.000,- €, oder bis zu 2 % des gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahrs des Unternehmens, je nachdem was höher ist.

Auf jeden Fall sind Sie und Ihr Unternehmen wahrscheinlich auch von der neuen Verordnung betroffen. Deswegen hat das Cairn-Legal-Team ein Informationsprogram erstellt und bestimmte Werkzeuge entwickelt um Ihnen diesbezüglich beizustehen. Weitere Informationen sind bei RA Guillaume RUE (guillaume.rue@cairnlegal.be) erhältlich.

Mit freundlichen Grüßen,

Das Team von Cairn Legal

Partners Frédéric de Patoul | Pierre Philippe Harmel | Frank Weinand | Didier Chaval | Bernard Vandenkerckhove | Carl Vander Espt | Guillaume Rue

Associates Dorothée Cardon de Lichtbuer | Julie Docquier | Virginie Schoonheyt | Bojana Salovic | Bertrand Margraff | Frédéric Paque